Dans un article précédent, on a vu que le choix d’un format de retrospective se faisait en pleine conscience, avec la notion d’intention que l’animateur souhaite donner.
Ayant aujourd’hui expérimenté de nombreux formats, je saute sur l’occasion à travers cet article pour partager ma vision et balayer chacun de ceux que j’ai pratiqué, en expliquant succinctement en quoi il consiste, ce qu’il apporte comme notion et dans quel cas je propose de le choisir, bien sûr cela n’est pas une science exacte et je souhaite ici donner des retours plus que des consignes.
En préparatif, on crée un tableau avec entre 3 et 6 colonnes qui représentent des sujets, et 3 lignes avec des smileys Content/Neutre/Pas Content. Chacun pourra ensuite mettre un bâton dans la case correspondante à son ressenti pour chacun des thèmes.
L’animateur va d’abord expliquer plus en détail ce que signifient les différents éléments dans les colonnes, et lors d’un premier tour, chaque participant va mettre un bâton dans chacune des colonnes pour y exprimer son ressenti. On embraye ensuite sur une conversation classique de rétrospective qui consiste à faire émerger des pistes d’amélioration sur ces sujets, en particuliers ceux qui rassemblent le plus de mécontentement.
Ce format est intéressant lorsqu’on veut porter le focus de l’équipe sur des sujets en particulier. C’est typiquement l’exemple qui met en relief la responsabilité du facilitateur dans l’orientation qu’il souhaite donner à l’atelier, puisque c’est lui qui va définir au préalable les éléments sur lesquels l’équipe va se questionner.
Comme on l’a vu ici, toute la puissance est dans le choix des questions.
Exemple de thèmes : Le daily, notre board, les tests, la prod, les pratiques agiles ou des préoccupations propres à l’équipe et à son organisation.
Suivant son intention, le facilitateur peut choisir des sujets où il sait qu’il y aura des « pas contents » ce qui pourra ensuite générer une discussion. Il peut choisir un élément où tout le monde est OK pour valider que des actions menées auparavant ont pu apporter une satisfaction unanime au niveau de l’équipe. C’est très utile aussi pour le coach qui veut faire un bilan sur l’accompagnement et l’agilité au global.
Quand l’intention est de guider l’audience vers des problématiques précises. Intéressant en début d’accompagnement ou dans une posture de bilan sur des pratiques pour voir comment le groupe se sent.
On peut le présenter en 3 colonnes, en étoile à 3 branche, bref il n’y a pas de contrainte quand à la disposition, tant qu’on a 3 zones distinctes.
Pour l’introduire et gérer la traduction on peut amener le questionnement de la façon suivante :
Keep : Que faisons-nous et qu’on doit garder/continuer ?
Drop : Que faisons-nous qu’il vaudrait mieux arrêter ?
Start : Que devons-nous commencer à faire ?
C’est un format que je propose souvent pour accompagner un facilitateur qui va animer pour l’une de ces premières fois : on a pas encore de côté graphique et amusant qui peut braquer les membres d’une équipe qui découvre l’agilité car cela reste « sérieux » au niveau du contexte. Également, les préparatifs sont assez limités (avec juste des post-it on s’en sort sur n’importe quelle surface).
L’animation se déroule ensuite assez naturellement parce que la nature même des questions oriente très vite l’équipe vers des actions puisque la question renferme le verbe « Faire » et le « nous » qui centre l’équipe sur elle-même. Car l’une des problématiques des premières rétrospectives et parfois de s’engouffrer sur des sujets qui ne sont pas du ressort de l’équipe ou qui sont difficile à faire avancer et génère des frustrations.
On souhaite pratiquer un format plutôt simple à animer avec efficacité car il génère des actions assez directement en nécessitant peu de préparatifs. Il introduit dans le groupe des réflexions plus proactives que content/pas content avec la notion de mouvement dans les verbes.
C’est un format aussi très populaire qui finalement ressemble assez à Keep/Drop/Start dans la mesure où on retrouve : « Continuer à », « Arrêter de » et « Commencer à ». Par contre, comme l’étoile a 5 branches, on ajoute 2 autres notions : « plus de » et « moins de ». Ces notions ajoutent une subtilité bien qu’on aurait très bien pu la gérer dans Keep/Drop/Start avec par exemple un post-it start : « Faire plus de …».
L’animateur à la liberté de choisir l’ordre des branches, et suivant ses talents et son ressenti avec l’équipe, il peut commencer à s’essayer au dessin ou rester très schématique au niveau du graphisme.
Comme dit dans l’article précédent, avec des questions supplémentaires et précises, on oriente la réflexion, on ajoute donc des angles supplémentaires :
Moins de : Que faisons-nous en trop ? (On a souvent une réponse « Les réunions », « Les bugs »)
Plus de : Que ne faisons-nous pas assez ? (On a souvent, les tests, s’occuper de la veille technique ou la collaboration à la rédaction des stories).
Etant donné qu’il y a 5 angles différents dans ce format, l’audience peut parfois avoir des difficultés à s’y retrouver et savoir au positionner ces sujets, c’est pourquoi je pense que bien formulé sous forme de questions et non juste laisser un titre sur la zone apporte de la clarté, et de toute façon, rien n’est grave à se tromper de case, le groupe saura le repositionner au bon endroit avec bienveillance.
On veut aller plus loin que Keep / Drop / Start en proposant plus de nuances, tout en ayant des actions qui se génèrent assez directement. Intéressant également si on veut commencer à introduire la notion d’univers graphique assumé.
3 zones ou colonnes dont les thèmes sont les émotions: Content/Satisfait, Triste, ou en Colère. On peut le formuler sous forme de questions, juste avec les titres ou avec des emoticons pour un côté plus graphique.
C’est aussi un format souvent choisi par les jeunes équipes mais un tout petit peu moins simple à animer si on veut garder une rétro de qualité. En effet, on va se retrouver à discuter sur des sujets qui relèvent plus de l’émotionnel et de l’agacement. Du coup, cela peut servir quand on veut provoquer une décharge collective ou une soupape de décompression et créer un mouvement qui tire son énergie de la colère.
En effet souvent le Glad est là pour ce que j’appelle les good vibes. Tandis que le Mad va être ce qui va faire ressortir le plus d’actions. Il y a parfois une confusion avec le Sad.
Plus de détail sur ce format avec un article dédié ici.
On a l’intention de relâcher la pression par rapport à une itération qui a été riche en agacements, on en profite pour convertir cette énergie en actions concrètes qui apaiseront le groupe. Cela permet aussi d’aborder la dimension émotionnelle et moins terre à terre des formats vus précédemment.
On arrive ici dans un format ou la disposition graphique apporte une mise en contexte intéressante: Nous sommes tous dans le même bateau. On trouve un peu partout sur internet des planches déjà prêtes à imprimer/importer ou alors le facilitateur peut lui même dessiner à sa guise. Les membres de l’équipe vont ensuite être invités à disposer des post-it dans les zones qui correspondantes à des catégories de sujets.
En gros, on a besoin de ré-éclaircir le cap du groupe (l’île), ses forces (le vent) et recenser les embuches connues (ancre) ou futures (récifs) afin d’être paré au mieux pour relever les défis à venir.
L’ancre et le récifs sont souvent très fournis en sujets car la rétrospective peut être un exutoire où l’on y fait ressortir tout ce « qui ne va pas ».
Ce qui est intéressant dans ce format, c’est aussi l’île qu’il ne faut pas négliger, elle représente le cap du groupe, les objectifs, on peut en extraire quelque chose qui sera affiché plus tard pour motiver le groupe.
Le récif est intéressant aussi dans la mesure où il représente des problématiques futures, donc des sujets qu’on peut anticiper et commencer à s’y préparer collectivement.
L’image du bateau inspire la notion de nouveau souffle, de nouvelle aire et c’est donc dans ces contextes là que je vais préférer ce format, qui de plus apporte des notions de cap (l’Ile) et d’anticipation (récif).
Idéal quand l’équipe va entrer dans une nouvelle phase de vie : arrivée/départ de certains membres, nouveaux chalenges techniques, nouvelle orientation fonctionnelle, nouveaux sujets, réorganisation de l’entreprise, début d’accompagnement etc…
Ou simplement lorsqu’on veut présenter une rétrospective à l’image graphique assez forte (on pourra l’afficher dans l’openspace), et emmener le groupe à se projeter.
Il s’agit de faire 4 zones, ayant chacune un thème (et donc une question derrière) qui commence par un L, dont la traduction n’est pas toujours claire (En particulier le « Longed for », voici comment elle peut être pratiquée :
Liked : Ce que j’ai apprécié durant l’itération
Learned : Ce que j’ai appris
Lacked : Ce qui m’a manqué
Longed For : Ce que je désire pour la prochaine itération (Variante :Ce que j’ai désiré dans l’itération passée)
Longed For : Ce que je désire pour la prochaine itération (Variante :Ce que j’ai désiré dans l’itération passée)
On trouve 2 traductions ou variantes pour le « Longed For », bonne nouvelle, cela permet à l’animateur de disposer d’une option supplémentaire pour nourrir l’intention qu’il veut donner. J’ai tendance à préférer la première, car elle permet de tourner le regard vers le futur et apporte une notion plus éloignée de « Ce qui m’a manqué » qui y ressemble beaucoup et donc amène des interrogations de l’audience entre les 2 cases.
On a 2 zones plutôt positives : Liked et Learned. Même si la zone Learned peut référer à une difficulté, le fait de le tourner de cette façon : « il n’y a pas d’échecs mais que des apprentissages » amène un mindset Agile intéressant.
On souhaite orienter le groupe vers un discours moins négatif que « Pas content, énervé, etc… » avec des approches plus douces et génératrices d’idées. On a aussi une notion de futur (ce que j’attends de la prochaine itération), qui, tout comme le speed boat est intéressante pour changer des rétrospectives souvent uniquement orientée passé.
J’ai tendance à préférer ce format pour une équipe qui n’en est pas à sa première rétrospective afin de tirer la quintessence de la prise de recul sur les questions posées. Mais tout dépend du facilitateur, de l’équipe, du contexte, donc aucun problème à l’essayer en premier.
Dans cette rétrospective, on se base sur un univers de conte, celui des 3 petits cochons.
Il s’agit ici d’avoir 3 colonnes dans lesquelles on y dessine ou affiche 3 maisons.
Maison de paille : Sur quel sujet peut-on dire que notre équipe est fragile, bancale ?
Maison de bois : Que faisons-nous d’assez satisfaisant, mais améliorable ?
Maison de brique : Sur quoi somme nous solides avec de bonnes fondations ?
C’est donc une façon un peu plus romancée et amusante de se demander là où sont les forces et les faiblesses du groupe sur 3 niveaux. On voit encore la subtilité du fait de se demander sous l’angle « les points de fragilité de l’équipe » plutôt « ce qui ne va pas ».
Dans certains groupes, le côté « enfantin » de l’histoire et du design peut braquer certains participants (ceux qui subissent et ne veulent pas d’Agilité) et qui rechercherons un aspect plus sérieux à l’évènement de la rétrospective.
C’est pourquoi, en ce qui me concerne, j’éviterais pour une toute première rétrospective sauf si l’intention est justement d’amener une rupture aux anciennes méthodes plus traditionnelles, encore un exemple de choix qui influence l’orientation que vous souhaiter donner à votre accompagnement.
On peut rendre plus neutre l’orientation graphique avec juste 3 colonnes et les 3 questions citées plus haut. Ou encore plus simplement, au risque de dénaturer un peu le format, mais en y gardant une partie de l’intention : Quelles sont nos faiblesses ? Que pourrait-on mieux faire ? Quelles sont nos forces ?
Les questions des forces et des faiblesses posée sous cette forme est intéressante, et on en profite pour animer avec un univers plus amusant et plus graphique, bien que le principe reste assez simple à animer.
Pas de colonnes, pas de zones, pas de dessin nécessaires, bien que pour créer l’ambiance qui va bien, un dessin de bisounours sur le tableau (physique ou virtuel) amène le thème avec le sourire.
Il s’agit ici de tourner tous les sujet sous forme positive.
Chacun son tour, les participants vont aller coller au tableau un post-it en finissant la phrase qui commence par « C’est génial, … »
Variante : chacun écrit un post-it tel qu’il l’aurait fait habituellement, et par échange de post-it, c’est un autre équipier qui va donc devoir le formuler en « C’est génial,… »
Ce format apporte des bonnes ondes au groupe avec sourires et rigolade, mais cela n’est pas anodin car cette énergie positive peut être salvatrice suivant le vécu de l’équipe durant l’itération. D’autre part, cela sème les graines d’un état d’esprit de « positive attitude » qui est nécessaire à l’épanouissement des individus au travail.
Par contre, du fait qu’il n’y a pas de vrai structure de questionnement, je trouve plus difficile de rassembler les sujets et de faire émerger des actions.
Lorsqu’on a l’intention d’amener des bonnes ondes et un bon état d’esprit au groupe en voyant le meilleur côté des choses. Toujours un côté un peu plus risqué pour une équipe encore coincée dans des schémas du type « on est pas là pour rigoler mais pour travailler », mais en général, il est assez bien accueilli. Je ne le ferais pas en première rétrospective car l’animateur et le groupe ont besoin d’être un peu plus rodés afin de remonter des points qui ont du sens en l’absence de d’orientation comme on peut l’avoir dans les autres formats.
Le seul préparatif nécessaire et d’avoir 2 tas de post-it de couleurs différente afin de faire la différenciation entre le positif/negatif. Il n’y a ni dessin, ni zone spécifique, juste une zone centrale pour tout collecter.
De manière résumée : on demande à l’audience des choses plutôt positives à écrire sur des post-it verts, et à améliorer sur des post-it rouges.
A l’animateur de décider exactement comment il intitule et pose la question.
Une fois que cela est fait, on fait tourner les post-it verts à son voisin de gauche, et les post-it rouges dans l’autre sens à son voisin de droite. Chacun se retrouve donc avec des post-it qu’il n’a pas écrit mais issus de ses camarades.
Il s’agit alors de les présenter au groupe sans communiquer avec les auteurs et d’approfondir le contenu afin de supposer ce que l’auteur a voulu dire, et pourquoi il a écrit ça. Une fois la présentation terminée, l’auteur original du sujet corrige, ajoute, approfondis à son tour si cela est nécessaire.
Ce format amène un principe intéressant autour de l’empathie puisqu’il s’agit de se mettre à la place de l’autre. Il apporte donc une originalité certaine en dissociant celui qui écrit de celui qui explique, et génère une discussion d’alignement entre les deux.
Vous souhaitez expérimenter une approche qui change, avec l’originalité de faire parler les uns à la place des autres.
Egalement, des rôles ne sont pas bien compris et les attentes de chacun ne correspondent pas, ou aussi s’il y a des tensions entre différents membres de l’équipe.
En bref, on voudrait arriver à une compréhension commune en apportant plus d’empathie à l’intérieur de l’équipe. Cela peut aussi permettre de faire connaissances entre les personnes d’une nouvelle équipe, même si je pense que le format est plutôt pensé pour un groupe qui se connait déjà un petit peu, mais une fois plus tout dépend de ce que vous voulez insuffler lors de l’évènement.
Portant un univers très riche avec elle, cette rétrospective attire l’œil.
Pour la collecte des sujets, on ne dispose que de 2 colonnes :
Côté Clair ou Côté Obscure de la force.
Par contre, elle apporte une notion supplémentaire aux formats décrits plus haut, dans le classement des actions.
Action RD2D : Courage
Action Padmé ou Leia : Diplomatie
Action Luke Skywalker : Apprentissage
Action Yoda : Conseil / Aide
Libre à vous de mettre au gout du jour avec d’autres personnages de la dernière trilogie, ou de n’importe quel univers cinématographique, comics ou manga.
Au delà de l’univers, l’originalité de ce format est dans la catégorisation des actions, le recueil des sujet est par contre assez binaire. Pour rendre le recueil plus intéressant, l’animateur porte la responsabilité de comment il oriente ces questions. « Côté clair », « Côté obscur » peuvent ne pas être suffisant comme énoncé, il est donc libre d’être plus créatif au moment de questionner le groupe.
Exemples de questionnement plus orienté avec le format:
« Que faisons nous de bien, comme des Jedis ? » / « Que faisons nous de moins bien sous l’influence négative du côté obscure de la force qui sommeille en nous ? »
On désire apporter de l’originalité avec une identité graphique forte (qu’on peut même afficher dans l’espace de l’équipe) et quand on sait que le groupe sera réceptif par l’univers et non dubitatif sur le sérieux de l’évènement.
Les membres hostiles à la transformation Agile peuvent y voir un enfantillage comme pour les 3 petits cochons ou les Bisounours ce qui peut rendre difficile de recueillir des éléments de qualité, pour une première rétro.
Pour les équipes qui ont la chance de pouvoir se réunir en présentiel, une petite douceur sucrée ne fait pas de mal. Le format M&M’s propose donc de mêler l’utile à l’agréable.
Sur le principe, chaque participant pioche un M&M’s dans le paquet, suivant sa couleur il va rentrer dans une catégorie de question, à laquelle il va répondre en posant un post-it.
Pour cela, on affiche quelque part une légende qui correspond à chaque couleur de M&M’s
Pour que l’animation ne soit pas trop longue, suivant la taille de l’équipe il peut être plus simple de faire tourner le paquet (si un jour ce genre de geste est à nouveau autorisé !) et que chaque participant prenne plusieurs gourmandises à la suite afin qu’il prépare ces post-it d’avance et en parallèle.
Suivant les animateurs, il y a plusieurs types de questions en fonction des couleurs, en voici un exemple :
Rouge : partage-nous un moment stressant, qui t’a agacé ou ne s’est pas bien déroulé selon toi.
Vert : quelque chose qui s’est bien passé, qui t’a plu ou dont tu es fier(e) !
Bleu : dis-nous ce qui aurait pu t’aider, quelque chose ou quelqu’un qui pouvait te débloquer dans une situation.
Orange : si tu veux remercier quelqu’un, c’est le moment !
Jaune : raconte-nous une anecdote marrante qui s’est passée pendant l’itération.
Marron : Pioche à nouveau / Variante: Joker
Le format est donc dans une ambiance très décontractée, je trouve que le fait de ne pas pouvoir choisir sa couleur et donc le thème sur lequel on souhaite s’exprimer peut être frustrant pour certains membres du groupe.
C’est pourquoi je propose d’introduire la notion de « Joker » (la personne choisit son thème) suivant 2 options:
Lorsque l’intention est d’ajouter de la légèreté, de la détente tout en travaillant. Tout comme précédemment, ce format que je considère comme « exotique » est à animer avec précaution suivant l’équipe et sa maturité au niveau de l’exercice.
Et maintenant, comment on fait pour faire son propre format ?
Après avoir pratiqué plusieurs type de rétrospectives, on se rend compte qu’on a donc des principes similaires, à savoir :
On peut également habiller des thèmes assez neutres (Keep/Drop/Start) en ajoutant un univers par dessus, ou prendre un format qui existe et ajouter des nouvelles étapes ou notions pour l’enrichir ou s’inspirer en piochant dans différents formats…
Le facilitateur est inspiré et en confiance, on est dans un mindset Test & Learn: « Finalement qu’est-ce que je risque vraiment à essayer ? Que peut-il mal se passer ? ». Nombreux de ces formats ont bien dû être inventés un jour, et la liste s’allonge au fur et à mesure que des animateurs partagent leurs expérimentations.
Dans un article précédent, j’ai parlé de l’importance d’alterner les formats de retrospective dans le but d’aborder les problématiques rencontrées sous différents angles, de nourrir une intention derrière l’animation, tout en permettant d’apporter de la nouveauté au groupe.
J’ai partagé ici « ma » vision des contextes qui me poussent à choisir un format plutôt qu’un autre bien que chacun aura son opinion suivant ses expériences et son vécu.
En tant que jeune scrum master, j’aurais aimé trouver ces premières clés pour m’aider dans mon animation plutôt que de choisir les formats « pour le fun ». J’espère aujourd’hui avoir pu contribuer pour d’autres facilitateur de cet évènement essentiel.
J’accompagne mes clients et interviens pour des missions de coaching où j’aide les individus, les équipes et les organisations à se libérer de méthodes de travail qui ne sont plus adaptées à un monde en perpétuelle évolution, où la satisfaction du client, l’adaptabilité, la résilience, l’innovation et la quête de sens deviennent essentiels. J’ai la conviction forte que les cultures Lean et Agile donnent les clés pour atteindre ces objectifs.
Je suis fier d’accompagner aujourd’hui les organisations, les équipes et les personnes vers plus de clarté, de bien-être, d’adaptabilité et une culture Agile.
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