On trouve facilement sur internet ou dans des ouvrages des listes de formats de rétrospectives, sans vraiment avoir de clés pour en choisir un plutôt qu’un autre, ni comprendre l’angle qu’ils apportent lorsqu’ils sont pratiqués, comme s’ils étaient tous interchangeables. Cela est parfois accompagné d’une idée reçue comme quoi les formats sont uniquement là pour briser la monotonie du rituel.

J’aimerais aller plus loin en soulignant que chaque format est en fait une série de questions et que ces questions amènent le groupe à faire émerger des sujets suivant un certain angle.

Une question oriente les réponses

Imaginons que dans une réception, un serveur vienne nous voir ; voici un exemple de 3 questions différentes qu’il peut nous poser :

« Est-ce que je vous ressers du champagne ? » : Normalement, on a tendance à rester enfermé dans une réponse de type « oui » ou « non ». Même si le client est roi et qu’il peut formuler une demande nouvelle, il est moins en condition pour oser le faire.

« Que puis-je vous servir à boire ? » : Plus d’ouverture, donc plus de possibilités. On a par exemple 3 choix évidents : « La même chose », « Non merci, j’ai terminé » ou n’importe quel autre breuvage.

« Désirez-vous quelque chose ? » : Encore plus ouvert, car on peut même sortir de l’univers des boissons et aller vers la nourriture.

Plus de possibilités avec une variation des questions

On voit bien ici l’impact de l’ouverture que l’on donne suivant la question posée et comment elle est posée, on pourrait y ajouter : suivant qui est présent autour de soi, le contexte, le ton de celui qui interroge, tout autant de variables supplémentaires qui vont influencer l’individu interrogé.

Nous pouvons donc rassembler les mêmes personnes, au même endroit (ou sur la même conférence virtuelle), mais en fonction du contexte et des conditions dans lesquelles on se met, des sujets différents seront abordés et approfondis.

C’est pourquoi lorsqu’on parle de rétrospective, nous avons la chance de disposer de bien plus d’options que de remplir 2 colonnes, « Qu’est ce qui ne va pas ? » et « Qu’est ce qui va bien ? ». Ce qui est, certes, une première base pour débuter mais qui reste trop manichéenne et manque d’ouverture. D’ailleurs, le « ce qui ne va pas », aura tendance à déporter la responsabilité vers l’extérieur car c’est toujours plus facile de considérer que c’est de la faute du contexte ou des autres.

On peut très bien recueillir des informations constructives avec des questions du type « Qu’avez-vous appris durant cette itération ? »  ou « Que pourrions-nous commencer à faire ? » ou « En quoi sommes nous fragiles en tant qu’équipe ? ». Ces questions oriente les personnes interrogées vers une évolution plus proactive, plus à leur portée d’agir tout en les responsabilisant.

Choisir son format avec une intention

On a donc sur étagère une multitude de formats qui portent chacun leur tempo, leur série de questions, leur ambiance, leur angle.

Lorsqu’on s’habille le matin, on a une pile de vêtement disponibles, on ne va pas forcément suivre l’ordre de la pile ou en prendre un au hasard.

Il y a tout un tas de facteurs qui rentrent en compte : ses propres envies, la saison, la météo, le style qu’on veut se donner, les assortiments entre les vêtements, etc.

Il y a donc une intention derrière ce que l’on va choisir de porter et c’est pareil pour déterminer quel format de retrospective on va animer.

Est-ce qu’on est dans un contexte avec des problématiques plutôt techniques ?

Des frustrations avec les autres équipes ? Avec l’organisation ?

Des conflits internes ?

Quel type d’actions veut-on avoir en fin d’atelier ?

Est-ce qu’on est dans un groupe en sécurité psychologique qui permet d’apporter un peu d’humour, de l’imaginaire ?

Comment se sont passées les dernières rétrospectives ?

L’intention qui est derrière la mise en place de cet évènement doit être claire pour l’animateur qui va préparer la réunion et donc choisir (voire créer ou customiser avec un peu plus d’expérience) le format de rétrospective qui va aller dans le sens de ce qu’il souhaite faire émerger comme sujets et donc forcément les actions qui viendront derrière. Je ne parle pas de manipulation, on aiguille l’équipe vers ce qui est le plus adapté à son vécu du moment, comme un menu suivant la saison dans un restaurant (pour rester sur un exemple)

A mes débuts autodidactes de Scrum Master, je n’ai pas vraiment été coaché, et j’avais donc occulté toutes ces notions d’intention et d’impact sur le choix d’un format. Je prenais donc un peu ce qui m’arrangeait sans cette prise de recul qu’aujourd’hui j’essaie d’apporter aux Scrum Master que j’accompagne.

J’ai entrepris de répertorier dans cet autre article les différents formats que j’ai pu pratiquer en y adjoignant les intentions qui me poussent à les choisir, ce que je cherche à obtenir, et les difficultés qu’on peut rencontrer durant l’animation.

Conclusion

La rétrospective est une pratique essentielle au sein d’une organisation qui veut aller vers plus d’agilité. Durant ce moment, une équipe se retrouve à huis clos de manière régulière pour s’observer, s’interroger et chercher à s’améliorer, le tout, en intelligence collective. Cette pratique n’est malheureusement pas toujours existante dans le fonctionnement de base des entreprises et c’est la culture Agile qui l’apporte.

Il existe plusieurs formats de rétrospectives selon l’intention que l’on veut donner à l’animation de cet évènement. Pragmatique, simple, rapide, avec une identité graphique forte ou amusante : toutes ces options permettent d’alimenter l’équipe en questionnement sous des angles variés, tout en brisant la monotonie (c’est une conséquence et non pas selon moi la raison principale).